فاکتور رسمی مورد تایید سازمان مالیاتی چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
فاکتور رسمی در حسابداری شرکتی چیست ؟
مثل بقیه سندهای رسمی، فاکتورها هم سندهایی تجاریهستند که بعد از تایید خرید، توسط فروشنده به خریدار تحویل داده می‌شوند.
درست است که شما در تمام خریدهای روزانه‌تان از خرید سوپرمارکتی گرفته تا تهیه یک لپتاپ از فروشگاهی آنلاین،فاکتور تحویل می‌گیرید اما فاکتورهای رسمی تنها خرید را تایید نمی‌کنند، بلکه سند هستند و در حسابداری شرکتی استناد قرار می‌گیرند یا حتی در بعضی از موارد فروش، به عنوان ضمانت به کار می‌روند مخصوصا در کالاهایی که گارانتی مدت‌دار دارند.
در فاکتوررسمی هم درست مثل بقیه انواع آن، نوع محصول (یا خدمات)، کمیت و قیمت کل و جز باید به شکل دقیق ذکر شود.
اما بزرگترین تفاوت میان فاکتورهای رسمی و عادی، این است که شما به عنوان فروشنده یا خریدار، باید فاکتوری که داده‌اید یا گرفته‌اید را به سازمان امور مالیاتی هم ارائه کنید.
در واقع قبل از تایید توسط این سازمان، فاکتور شما رسمیت ندارد.
قانون مالیات بر ارزش افزوده کشور می‌گوید که تمام واحدهای تجاری و کسب و کارهای آنلاین و آفلاین باید صورتحساب و فاکتورهای رسمی خود را به سازمان امور مالیاتی بدهند، در غیر این صورت در دوره‌های معین جریمه خواهند شد.
فاکتورهای مورد تایید سازمان امور مالیاتی چه ویژگی‌هایی دارند ؟
در حسابداری خدماتی یا شرکتی، بهتر است برای جلوگیری از تکرر رفت و آمد به ادارات و سازمان‌ها و سرعت بخشیدن به کارهای اداری‌مان، بهتر است همه موارد قانونی، مقررات و ضوابط را بدانیم تا اسنادمان را طوری تنظیم کنیم که در اولین مراجعه تایید شوند.
شماره سریال معتبر و خوانا داشته باشند:
این ویژگی، مهم‌ترین عاملی است که به فاکتوررسمی اعتبار می‌دهد. شماره سریال باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی با برجستگی در گوشه بالای سمت راست فاکتور درج شود، این نوع چاپ اجازه می‌دهد که شماره سریال به راحتی خوانده شود و از شماره‌های دیگری که در فاکتور هستند متمایز باشد.
مدل کاغذشان استاندارد باشد:
کاغذ فاکتور رسمی، باید ۸۰ گرمی (برای پرینت در پرینتر) و کاغذ ۶۰ گرمی (برای فاکتورهای دست‌نویس) باشد. اندازه کاغذ، معمولا A4 یا A5 است و می‌تواند بیشتر از یک صفحه باشد.
اطلاعات خریدار و فروشنده در آن به طور کامل آورده شده باشد:
بدون اطلاعات موثق و معتبر، همه چیز در حسابداری ناقص خواهد بود. در فاکتوررسمی که به سازمان امور مالیاتی ارائه می‌کنید باید کد اقتصادی، شناسه و کد ملی، شماره ثبت، آدرس و کد پستی، شماره‌های تلفن و دیگر مشخصات هر دو طرف معامله را به شکل کامل و واضح بنویسید.
مالیات و عوارض، دقیقا در آن نوشته شده باشد:
کالا یا خدمتی که شما ارائه می‌کنید، باید با اعلام تعداد و قیمت جزئی و کلی نوشته شوند. اگر قصد ارائه تخفیف دارید باید آن را محاسبه کنید و بعد از همه این مراحل، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده را محاسبه و ذکر کنید. به عبارت دیگر، عددی که در فاکتورشما می‌آید باید آخرین رقم توافقی باشد.
امضا و مهر داشته باشد:
آخرین مرحله صدور فاکتور، درج امضا و مهر است. مراقب خط‌خوردگی‌ها هم باشید، فاکتورهای رسمی با خط خوردگی اعتبارشان را از دست می‌دهند.
همه کسب و کارها می‌توانند فاکتور رسمی داشته باشند
خیلی از ما فکر می‌کنیم که فاکتوررسمی فقط برای واحدهای تجاری خیلی بزرگ یا شرکت‌های عظیمی است که چند صد کارمند دارند و خرید و فروش‌های میلیاردی انجام می‌دهند.
اما واقعیت این است که طبق قانون و برای شفافیت سیستم حسابداری، همه واحدهای تجاری تحت پوشش نظام مالیات بر ارزش افزوده باید فاکتوررسمی به خریدارانشان ارائه کنند.
در واقع همه مشتریان شما در برابر وجهی که پرداخت می‌کنند (کم یا زیاد) حق گرفتن فاکتوررسمی را دارند (و البته فروشندگانی که از این کار امتناع می‌کنند جریمه خواهند شد).
نکات مهم در مورد فاکتور رسمی
فاکتوررسمی فاکتوری است که به تاییدیه مالیاتی رسیده باشد و همچنین از این فاکتور به عنوان سندی برای مشخص کردن قیمت و مشخصات محصولات و خرمات ارائه شده استفاده می شود.
فاکتوررسمی فاکتوری است که خریدار و فروشدنده از آن استفاده می کنند و تمامی مشخصات محصول و همچنین خدمات ارائه شده از جمله قیمت و هزینه های مربوطه در این فاکتور به ثبت رسیده است.
نحوه صدور فاکتور رسمی
طبق ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده دو نمونه صورتحساب برای فاکتور رسمی وجود دارد. اگر می خواهید مشمول جریمه های سنگین دارایی نشوید بهتر است تا باصدور فاکتوررسمی از پرداخت هزینه های سنگین و سرسام آور جلوگیری کنید.
همانطور که می دانید گاهی دقت نکردن به برخی از موارد ممکن است باعث جریمه های بسیار سنگینی شود که شما با صدور فاکتوررسمی می توانید از پرداخت این هزینه ها معاف شوید.
به فاکتوری که طبق قوانین امور اقتصاد و دارایی تهیه و تنظیم شده باشد فاکتور رسمی می گویند. می توان با استفاده از نرم افزار های حسابداری بسیاری از فاکتور ها از جمله فاکتور رسمی، فاکتور غیر رسمی، پیش فاکتور، صورتحساب و …. را صادر نمود.
یکی از فواید صدور فاکتور رسمی به این شکل این است که وقت کمتری از افراد گرفته می شود و با یک کلیک ساده به راحتی می توان با پرداخت کمترین هزینه صدور فاکتور رسمی را انجام داد.
به طور کلی فاکتور هایی مورد تایید اداره امور دارایی هستند که دارای شماره سریال قرمز رنگ، دارای مشخصات کامل فروشنده و همچنین خریدار باشند.
علاوه بر این مشخصات لازم است تا حتما مشخصات خود محصول و کالای خریداری شده به همراه خدمات ارائه شده نیز در این نوع فاکتور ها به طور کامل درج شود.
می توان گفت فاکتور هایی قابل قبول هستند که مورد تایید اداره امور دارایی قرار گیرند.
هنگامی که فاکتور ها با مشخصات کامل مورد تایید اداره امور دارایی قرار می گیرند لازم است تا با پرداخت تمامی مالیات های مربوطه فاکتور را معتبر سازد.
در هنگام مراجعه افراد به اداره امور مالیاتی لازم است تا تمامی مالیات های خود را پرداخت نماید تا بتواند فاکتور معتبر را دریافت کند.
آشنایی با انواع فاکتور
لازم به ذکر است که با مکانیزه شدن امور حسابداری بسیاری از فاکتور ها قابل صدور هستند و شما می توانید فاکتور های مورد نیازتان را از مراکز حسابداری تهیه کنید.
علاوه بر فاکتور چه فاکتور های دیگری با استفاده از خدمات حسابداری قابل چاپ هستند ؟
- پیش فاکتور
- فاکتور فروشگاهی
- فاکتور رسمی
- فاکتور معتبررسمی
- فاکتور غیر رسمی
- فاکتور رسمی ارزش افزوده
- فاکتور دارایی رسمی
- فاکتور مازاد رسمی
- فاکتور شخصی
- فاکتور انبار حواله
- فاکتور نمایشی و…
برخی از مشخصات فاکتور رسمی عبارت اند از
به تعداد برگه هایی که افراد انتخاب می کنند چه ۲ برگی و یا چه ۳ برگی فاکتور رسمی صادر می شود.
می توان از کاغذ های A4 برای صدور فاکتور رسمی استفاده کرد.
اگر فاکتور رسمی با استفاده از پرینتر و چاپگر چاپ می شود باید از کاغذ تحریر اندونزی ۸۰ گرمی استفاده کرد. اما اگر از به صورت دستی صدور فاکتور رسمی انجام می شود بهتر است تا از کاغذ ۶۰ گرمی استفاده شود.
